园长如何让开会效率提升10倍

文章来源：卡琪诺官网 发布时间：2017-05-26 15:47:15 浏览次数：195

1、会议必有准备

会议最大的成本是大家的时间，会议没有结果就是对公司的犯罪。所以，每次会议要有提前检查制度，没有准备好的会议必须取消。会议召集人必须把会议材料提前发给与会人员，与会人员要提前看材料并做好准备，不能进了会议室才开始思考。

2、会议必有主题

开会必须要有明确的会议目的，尤其是在为会议准备的PPT上，必须把会议主题写的清楚明了。 没有主题和流程的会议，就好比请大家来喝茶聊天，浪费大家的时间。会议的主题，也要提前通知与会人员。

3、会议必有纪律

你每天参加的会当中，多少个不是准时开始的？会议召集人要在会前与大家沟通会议纪律：迟到要处罚，不遵守会议流程要提醒，发言带情绪要提醒，开小会私下讨论的行为要提醒和处罚，在会上发脾气和攻击他人要处罚。

4、会议必有议程

会前要明确会议议程，由会议召集人书面发给所有与会的人员，使他们能了解会议的目的、时间、内容，并有充分的时间准备相关的资料和安排好相关工作。每一项讨论必须控制时间，不能泛泛而谈，海阔天空。

5、会议必有结果

开会的目的是解决问题，所以每个人都要积极的参与会议，会议召集人有权打断那些偏离会议主题的冗长的发言，会议时间最好控制在2小时之内，太长的时间会让大家疲累，精神分散。会议召集人还要时刻提醒与会者剩余的时间。会议的决议必须记录下来，并当场宣读确认。没有确认的结论，可以另外再讨论；达成决议并确认的结论，马上进入执行程序。

6、开会必有训练

开会难免有意见不一或者争论，如果处理不好，就会影响开会的效果。只要掌握一些开会的艺术和技巧，就能化险为夷，例如要尽量做到在会上公开称赞、私下批评，在会中要做到以事论事，对事不对人，争论时也要尊重别人，不可恶意批评别人。赞同他人的意见要公开称赞，反对意见要注意措词，不能伤害别人的自尊。

特别有领导参加会议时要注意，千万不能为了体现自己而贬低他人。有时候要采取民主模式，开放心胸，倾听别人的意见，不要被自己先有的立场所左右，不要将你的结论强加于人。如果你要公布既定的政策、决定，要在事前说明不容讨论，需要与会人员讨论的一定不能是既定的决议。

7、开会必须守时

准时开始、准时结束，实际上就是尊重别人的时间。而且每个议题需要有大致的时间限制，不能讨论过久；如不能得出结论，可暂时放下避免影响其他议题。如果必须在一个议题上达成结论，请提前通知与会人员，使他们有思想准备。

8、开会必有记录

一定要有一个准确完整的会议记录，每次会议要形成决议，会议的各项决议一定要有具体执行人员及完成期限，如果完成决议需要多方资源，一定要在决议记录中明确说明，避免会后互相推诿，影响决议的完成。

9、散会必有事后追踪

记住“散会不追踪，开会一场空”。加强稽核检查：会议每项决议都要有跟踪、如有发现有问题便适时调整，确保各项会议决议都能完成。

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